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Implementierung von Online-Shops und elektronischen Katalogen: Die Last der Stammdaten

Wer Online-Shops und Produktkataloge im WWW aufbaut, merkt es schnell: Das Füllen des Online-Shops bzw. Elektronischen Katalogs mit produktbezogenen Daten ist aufwendig und teuer. Vor allem wenn das Produktspektrum nicht nur ein paar dutzend Artikel umfaßt, sondern mehrere hundert oder tausend Produkte. Zu jedem Artikel gehören zahlreiche Daten: Beschreibungstexte, Abbildungen, Preise und andere ergänzende Informationen wie z.B. technische Daten, Verarbeitungshinweise, Qualitätszertifikate und vieles mehr. Diese Daten müssen aus irgendeiner Quelle kommen. Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten: Die Daten werden manuell in den Online-Katalog eingepflegt oder sie werden automatisiert aus einem anderen EDV-System übernommen. Welche Vorgehensweise richtig ist, hängt von zahlreichen Parametern ab. Pauschalrezepte gibt es keine.

Manuelle Dateneingabe ist aufwendig

Wenn Sie ein überschaubares Produktspektrum mit einer zweistelligen Anzahl von unterschiedlichen Artikeln haben, spricht vieles für ein manuelles Einpflegen der Daten in Ihren Online-Shop. Nach unserer Einschätzung besitzen die wenigsten Online-Shops standardisierte Schnittstellen zu Geschäftsanwendungen, die wirklich ohne größeren Anpassungsaufwand funktionieren. (Gegenteiligen Äußerungen von Software-Anbietern, daß alles ganz einfach sei, sollten Sie mit Mißtrauen begegnen. Warum dies so ist, lesen Sie etwas weiter unten) Daher könnte die Anpassung der Schnittstelle mehr Aufwand bedeuten als das manuelle Einpflegen der gesamten Produktdaten.

Eine manuelle Dateneingabe bedeutet allerdings stets einen großen Arbeitsaufwand (Kosten!!!) und ist eine potentielle Fehlerquelle. Immer wenn Daten von Hand eingegeben werden, kann eine Fehleingabe nicht ausgeschlossen werden. Deshalb müssen in einer solchen Situation entsprechende Qualitätssicherungsmaßnahmen greifen, um die Korrektheit der Daten sicherzustellen. Je größer die Zahl der manuell eingepflegten Daten ist, desto schwieriger ist dies mit vertretbarem Aufwand (Zeit und Kosten!) zu realisieren.

Automatisierte Datenübernahme aus Bestandssystemen

Viele Unternehmen haben bereits ein EDV-System, in dem sie produktbezogene Stammdaten pflegen, z.B. ein Warenwirtschaftsprogramm. Mit einer automatisierten Übernahme der Daten aus diesem System in den Online-Shop werden die Fehleingaben nahezu ausgeschlossen. Auch der manuelle Aufwand reduziert sich auf ein Minimum... könnte man auf den ersten Blick meinen. Doch ganz so einfach ist die Sache nicht. Die automatisierte Datenübernahme hat ihre Tücken und erfordert unter Umständen noch umfangreiche manuelle Eingriffe.
Stimmt die Qualität der Stammdaten?
Zuerst einmal ist die Qualität der Stammdaten ist sehr wichtig. Wenn in der Datenbank mit den Stammdaten etwas nicht stimmt und die Daten dort schlecht gepflegt sind, dann werden diese Fehler bei einer automatisierten Datenübernahme auch in der e-Commerce-Datenbank Ihres Online-Shops zu finden sein. Auch hier müssen entsprechende Qualitätssicherungsmaßnahmen und Freigabe-Prozesse implementiert werden, damit sichergestellt ist, daß nur korrekte, freigegebene Daten im elektronischen Produktkatalog veröffentlicht werden.

Außerdem müssen Sie sich natürlich fragen, ob Sie Ihre Stammdaten ohne weitere Nachbearbeitung in Ihren Online-Shop übernehmen können. Sind beispielsweise die Produktbeschreibungen geeignet, um sie im WWW zu veröffentlichen? Sind diese Texte so geschrieben, daß sie für Externe verständlich sind? Sind sie in einer "marketingtauglichen Schreibe" verfaßt ("Unser Handstaubsauger macht die Postermöbelreinigung zum Vergnügen...") oder eher trocken, technisch und gar noch mit vielen Abkürzungen, die Ihren Kunden nicht geläufig sind ("H-Stb.-Sauger mit Akku-Betr., 12 V, mit Netzansch. f. Ld.-Gerät, für Polstermbl.-Reinigung")? Stimmt die Textlänge? Oder sind die Texte möglichwerweise zu lang (und damit nicht bildschirmtauglich) oder zu kurz (nicht aussagekrätig)?
Wie steht es mit dem Bildmaterial?
Eine weitere interessante Aufgabe ist die internetgerechte Aufbereitung des Bildmaterials für ihren Online-Shop. Wenn bereits Produktfotos vorliegen, die z.B. bei der Erstellung eines klassischen Print-Kataloges verwendet wurden, müssen Sie sich Mittel und Wege überlegen, um die in der Regel hochauflösenden Bilder mit hohem Datenvolumen in ein internetgerechtes Format zu bringen. Internetgerechtes Format heißt GIF- oder JPEG-Format mit 72 DPI-Auflösung (dies entspricht in der Bildschirmauflösung) und einem Datenvolumen von maximal 10 kB bis 15 kB. Wenn Sie dies ohne großen sichtbaren Qualitätsverlust bewerkstelligen möchten, können Sie dies nach unserer Erfahrung nur mit einer manuellen Bildbearbeitung erreichen.
Sind Ihre Datenstrukturen kundenorientiert?
Eine Problemstellung, die gerne übersehen wird, ist die Struktur der Daten in Ihren Stammdaten-Systemen. Ist diese Struktur kundengeeignet oder ist sie eher fertigungsorientiert und für die Kunden nicht plausibel?

In der Regel werden ähnliche Produkte in Produktgruppen (Produktkategorien) zusammengefaßt, z.B. netzbetriebene Handstaubsauger und Akku-Handstaubsauger zur Produktgruppe 'Handstaubsauger'. Bei vielen Unternehmen ist die Einteilung der Stammdaten in Produktgruppen unter Fertigungsaspekten vorgenommen worden. Dies könnte zum Beispiel bedeuten, daß im Produktionsplanungssystem folgende Einteilung gewählt wurde: Drei separate Produktgruppen für netzbetriebene Handstaubsauger, für Akku-betriebene Handstaubsauger und für Kombigeräte, die am Netz oder mit Akkus betrieben werden können. Aus Sicht der Produktion handelt es sich nämlich um unterschiedliche Geräte, die aus ganz verschiedenen Einzelteilen auf möglicherweise unterschiedlichen Fertigungsstraßen montiert werden. Deshalb macht eine feine Unterteilung der Produktgruppen für den Fertigungsprozeß sehr viel Sinn.

Aus Perspektive der Kunden sieht die Sache unter Umständen anders aus. Die Kunden halten nämlich alle Geräte für verhältnismäßig ähnlich. Die Kunden betrachten alle Geräte als Handstaubsauger und erwarten, sie in einer einfachen, unkomplizierten Struktur präsentiert zu bekommen: Nämlich in einer einzigen Produktgruppe 'Handstaubsauger', die alle Gerätetypen umfaßt. Aus Sicht der Kunden ist dies eine sinnvollere Einteilung als die feinere Unterteilung, die von der Fertigung benötigt wird.

In diesem Fall muß die fertigungsorientierte Datenstruktur im PPS-System, in dem die Stammdaten liegen, in eine kundenorientierte Datenstruktur für den elektronischen Katalog im Online-Shop überführt werden. Und hier gilt die Aussage, die wir schon weiter oben getroffen haben: Ab einer gewissen Anzahl von Produkten (nach unserer Einschätzung ab ca. 1000 Artikeln) sollte. bzw. kann diese Zuordnung von Produkten zu Produktgruppen nicht mehr manuell durchgeführt werden. Die automatisierte Überführung einer fertigungsorientierten Produktgruppeneinteilung in eine kundenorientierte Einteilung ist machbar. Sie ist kann jedoch recht knifflig sein und einiges Know-how erfordern.

Datenpflege

Wenn Sie Ihren Datenbestand im Online-Shop aus den Stammdaten füllen, werden Sie Ihre Daten wahrscheinlich nur an einer Stelle, im System mit den Stammdaten, pflegen wollen. Wenn Sie die Datenpflege an zwei Stellen, im Stammdaten-System und im Online-Shop, zulassen, werden Ihre Datenbestände zwangsläufig auseinanderdriften und nicht mehr identisch sein. Deshalb raten wir Ihnen, die Datenpflege nur in einem System durchzuführen: Dem Stammdaten-System. Dies bedeutet, daß Sie die Fragestellung klären müssen, wie Neuanlagen, Änderungen und Löschungen von Daten aus Ihrem Stammdaten-System in Ihren Online-Shop übernommen werden.

Wenn ein Produkt vom Vertrieb zurückgezogen wird, wird in der Regel im Stammdatensatz ein entsprechendes Kennzeichen gesetzt. Damit muß automatisch ein Entfernen dieses Produktes aus dem Online-Katalog initiiert werden. Genau wie die Freigabe ist dies vor allem eine Frage der wohldefinierten administrativen Prozesse und Verantwortlichkeiten, damit ein Datenabgleich zwischen Stammdaten und Daten im Online-Shop reibungslos abläuft.

Fazit

Die manuelle Dateneingabe und -pflege in einem Online-Shop kann nur bei sehr kleinen Shops empfohlen werden. Bei größeren Lösungen sollte eine automatisierte Lösung bevorzugt werden. Allerdings ist die Anbindung eines Online-Shops an ein Back-End-System, ein Stammdaten-System, weit mehr als das Herstellen einer Daten(bank)verbindung. Sie erfordert viel Planung. Kümmern Sie sich um:

Eine genaue Analyse der vorhandenen Datenbestände,
Möglicherweise eine Aufbereitung der Stammdaten
Definierte administrative Prozesse

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Produktkataloge im WWW: Welches Artikelspektrum ist sinnvoll?

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