Projektmanagement: Mit Requirements Management erfolgreich ins e-Business

von Quality Systems & Software (QSS)

Egal, ob Sie vorhandene Geschäftspartner, Zulieferer und Kunden auch über das Internet bedienen wollen oder einen völlig neuen Geschäftsbereich gründen möchten, der Erfolgsdruck ist enorm. Die GartnerGroup erwartet, dass bis zum Jahre 2002 bis zu 75 % der e-Business Projekte aufgrund von schwerwiegenden Fehlern bei der Projektplanung scheitern werden. Solche Fehler können sehr schnell zu einem Verlust von Marktanteilen führen. Wie können Sie aber nun sicherstellen, dass solche Projekte erfolgreich abgeschlossen werden?

Der Begriff e-Business wurde durch die papierlose und anonyme Abwicklung von Geschäften durch das Medium Internet geprägt. Dieses Medium zwingt Firmen aller Bereiche dazu, Arbeitsprozesse zu vereinfachen, um neue technische Möglichkeiten ausschöpfen zu können und nicht von Mitbewerbern überholt zu werden. Obwohl es einigen Firmen gelungen ist, herausragende Erfolge durch den Einsatz dieser neuen Technologien zu erzielen, gab es doch wesentlich mehr Misserfolge.

Wie steigen Sie also am Besten ins e-Business ein?

Es gibt drei wesentliche Bestandteile, mit denen sich alle e-Business-Teams auseinander setzen müssen: Geschwindigkeit der Einrichtung, Qualität der Leistung und die Fähigkeit zur Anpassung.

Herausforderung 1: Wie schnell können Sie einen Service anbieten?

Um in diesem neuen Umfeld erfolgreich zu sein, muß sich das e-Business sehr schnell entwickeln können. Alteingesessene Firmen müssen nicht mehr nur gegen ihre bisherigen Kokurrenten bestehen, sondern auch gegen neue Firmen, die nach einem e-Business Modell arbeiten, wie z.B. reine dotCOM-Firmen. Um eine weltweite Präsenz zu erreichen, können diese Firmen auf die Infrastruktur des Internets zurückgreifen. dotCOM-Firmen, die sich durch ihre Wendigkeit auszeichnen, müssen ständig Neuigkeiten einführen, um gegen ihre Kokurrenten bestehen zu können. Yahoo! z.B. hat sich einen loyalen Kundenstamm geschaffen, indem das vorhandene Angebot laufend erweitert wurde.

Herausforderung 2: Wie läßt sich ein Service auf hohem Qualitätsniveau anbieten?

Die Machtverhältnisse zwischen Verkäufer und Käufer wurden durch die Einführung des e-Business stark verschoben. Durch die Möglichkeiten, die hierbei entstehen, können Kundenzufriedenheit und -ansprüche gesteigert werden, da mehr Informationen und ein größeres Angebot zur Verfügung stehen. Das gilt sowohl für e-Business im Bereich B2C (Business to Consumer), wie z.B. die Online-Börsenapplikation von Charles Schwab, als auch e-Business-Lösungen, wie die von Oracle, die fast den gesamten Umsatz über das Web abwickeln. Die Qualität des Angebots kann an der Anwenderfreundlichkeit des Angebots, der Sicherheit und der Zuverlässigkeit gemessen werden. Dell hat als erster die Möglichkeit geschaffen, und dann noch perfektioniert, "customised" PC’s direkt über das Web zu bestellen. Von jedem Ort der Welt aus kann man ein vollautomatisches Bestellsystem nutzen, um einen PC nach eigenen Wünschen zusammenzustellen, Preise zu vergleichen, die Auftragserledigung zu verfolgen, eine Bestellung aufzugeben oder den Kundendienst zu kontaktieren. Ein solcher Erfolg erfordert es Kundenwünsche und -erwartungen zu verstehen, auszuwerten und die Fähigkeit, die gewonnenen Erkenntnisse dann auch umzusetzen.

Herausforderung 3: Wie reagiert der Service auf ständige Änderungen?

Das e-Business ist von Änderungen geprägt. Alle Geschäftsprozesse müssen an die Anforderungen des e-Business angepasst werden. Kundenansprüche ändern sich durch die Tatsache, dass der Kunde die Prozesse steuert und die Erfahrungen, die er dabei sammelt. Geschäftsregeln ändern sich, da durch diese neuen Geschäftsmöglichkeiten neue Regeln, wie z.B. Steuergesetze oder Ladenschlussgesetze, notwendig werden. Die Komplexität, die mit diesen Änderungen einhergeht, tritt besonders bei alteingesessenen Firmen in Erscheinung, die alle vorhandenen Prozesse an das e-Business anpassen müssen.

Man stelle sich nur den Aufwand bei General Motors vor, der nötig war, Kunden zu ermöglichen, sich einen PKW im Internet zusammenzustellen und innerhalb weniger Tage geliefert zu bekommen. Ein solcher Schritt macht es erforderlich, alle Geschäftsprozesse anzupassen, bis hin zum Fertigungsprozess. Die erforderlichen Änderungen dürfen dabei weder die Firmenstrategie beeinflussen, noch die Kundenwünsche eingrenzen, weder die Entwicklung neuer Produkte verlangsamen, noch darf die Qualität darunter leiden.

Requirements Management

Die wesentlichen Gesichtspunkte e-Business zu implementieren können mit Hilfe von Requirements Management-Werkzeugen gelöst werden. Requirements Management (RM) ist ein kundenorientierter Ansatz, die Wünsche der Kunden und des eigenen Managements zu erfassen, dem e-Business-Team zu Verfügung zu stellen, die Implementierung mit den Anforderungen zu vergleichen und evtl. Abweichungen noch während der Implementierung in den Entwicklungs-prozess einfließen zu lassen. Mit diesem Ansatz haben es Firmen wie Charles Schwab, Bank of America, USAA und Hire.com geschafft, ihre e-Business-Lösungen zu entwickeln und geniessen dadurch großes Ansehen in dieser neuen Gesellschaft.

Man kann den RM(Requirements Management)-Prozess einer e-Business Lösung in vier Phasen aufteilen:

• Erfassen der Geschäftsziele
• Erfassen und Priorisieren der Requirements (Anforderungen)
• Zuordnen der Requirements zu den geplanten Implementierungsphasen
• Überprüfen der Implementierung in jeder Phase in Bezug auf die Anforderungen

Erfassen der Geschäftsziele

Der RM-Prozess beginnt mit dem Erfassen der Geschäftsziele, die der e-Business-Idee zugrunde liegen. Dies geschieht durch die Befragung aller am Prozess Beteiligten, Erfassung der Kernaussagen und darin, diese allen Beteiligten in verständlicher Form während der gesamten Projektlaufzeit zur Verfügung zu stellen. Die Geschäftsziele werden typischerweise durch Marktanteile, Amortisation der Investition, vertikale Marktführung oder Umsatzzahlen definiert. Viele Versuche e-Business einzuführen sind gescheitert, weil diese Ziele nicht von Anfang an verstanden und kommuniziert wurden.

Levi’s z. B. musste große Verluste hinnehmen bis entschieden wurde, dass auch die Händler in das e-Business Modell einbezogen werden mussten, um Kunden anzusprechen.

Erfassen und Priorisieren der Requirements

Nachdem die Geschäftsziele definiert wurden, besteht der nächste Schritt des RM-Prozesses daraus, Anforderungen aus den vorhandenen Informationen zu bilden und diese für das Projekt zu priorisieren. Die Anforderungen werden mit Hilfe von Anwenderszenarien definiert und beschreiben sowohl Funktionalität als auch Leistung. Diese Priorisierung wird später zur schrittweisen Einführung des e-Business Services genutzt, indem die Services mit der höchsten Dringlichkeit zuerst eingeführt werden. Dies ist auch wichtig, um alle Arten der Nutzer zu berücksichtigen, nicht nur den Kunden. Es wird auch interne Nutzer des e-Business-Systems geben, wie z.B. die Auftragsbearbeitung, der Kundendienst und die Administratoren. Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen alle Nutzer des Systems berücksichtigt werden.

Zuletzt werden die Anforderungen mit den Zielen verknüpft oder verbunden. Dies hat den Vorteil, dass sofort erkennbar wird, welche Anforderungen noch nicht umgesetzt wurden. Ein weiterer Vorteil ist auch, dass der Einfluss einer Änderung sofort sichtbar gemacht werden kann.

Zuordnen der Requirements zu den geplanten Implementierungsphasen

Ausgestattet mit diesen strukturierten Requirements, die aus Kundenanforderungen und Geschäftszielen stammen, hat das e-Business-Team nun alle Informationen, um die Implementierung zu planen. Wenn man den ernormen Zeitdruck berücksichtigt, ist eine schrittweise Einführung der Services empfehlenswert. Durch Ausnutzen der verschiedenen Prioritäten und dem Implementierungsaufwand kann jedes Requirement einer bestimmten Version zugeordnet werden.

Überprüfen der Implementierung in jeder Phase in Bezug auf die Anforderungen

Kurz vor Erreichen jeder einzelnen Version muss die Implementierung mit den Anforderungen verglichen werden. Dazu können zu jedem Requirement verschiedene Testmöglichkeiten definiert werden, um die richtige Umsetzung zu validieren. Innerhalb des RM-Prozesses werden diese Tests auf die entsprechenden Requirements abgebildet. Dieser Prozess garantiert, dass alle Requirements getestet wurden und sorgt dafür, dass der Projektstatus jederzeit sichtbar wird.

Fazit

Während diese Prozesse hier als logische Folge aufeinander beschrieben wurden, werden diese Schritte in der Praxis wohl meist parallel ablaufen. Während ein e-Business-Modell fortlaufend verfeinert wird, werden neue Anforderungen eingeführt und die Geschäftsziele verändern sich. Dadurch, dass mehr Kunden online gehen, werden oft alte Anforderungen durch neue ersetzt. Der RM-Prozess nimmt sich dieser erwarteten Änderungen an, indem er mit seinem Change-Management hilft, diese Vorschläge aufzunehmen, auszuwerten und geordnet in den Prozess einzuführen. Dies wird durch die Verknüpfungen innerhalb des RM-Prozess ermöglicht, der dadurch den Einfluss einer Änderung auf das Gesamtsystem sichtbar macht und die Entscheidungsfindung unterstützt.

Infos: Quality Systems & Software (QSS), Ansprechpartner ist Rupert Wiebel, München, Tel. (089) 4 20 79 40, http://www.qssinc.com/. Zu diesem Thema veranstaltet die Firma QSS, am 29.06.2000 ein Seminar in München.

Dieser Artikel stammt aus dem E-Commerce-Info-Dienst der WEBAGENCY (http://www.webagency.de). Die WEBAGENCY E-Commerce AG konzipiert und realisiert E-Commerce- und E-Business-Lösungen für die Industrie, den Handel, die Dienstleistungsbranche und die öffentliche Hand.