http://www.webagency.de/infopool/internetwissen/content-management.htm 24. Juli 2014
 
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Website-Management mit Content Management Systemen

Die Informationsflut auf großen Internetsites ist immer schwieriger zu handhaben. Der Arbeitsaufwand und die Kosten für Erstellung und Pflege von Inhalten durch Programmierer und Redakteure werden zu einem immer größeren Problem. Dieser Artikel diskutiert Lösungsansätze mittels Content Management.

Eine kurze Einführung in Content Management

Nachdem allgemein erkannt wurde, daß das klassische Webpublishing bei großen Sites an seine Grenzen stößt, war die dynamische Erstellung von Internetseiten, z.B. mittels Datenbankanbindung, ein erster strategischer Ansatz Inhalte und Programmierung von HTML-Seiten innerhalb des Arbeitsprozesses zu entkoppeln.

Grundprinzip

Content Management Tools beruhen auf diesem Prinzip der Trennung von Inhalt und Programmierung. Die erweiterten Fähigkeiten ermöglichen jedoch von der Unterstützung des Workflow bis zur Personalisierung von Webinhalten für bestimmte Nutzer die Gestaltung komplexer Sites. Der Markt bietet mittlerweile kleine bis große Lösungen für verschiedene Anwendungsbereiche. Die Pflege und Erstellung komplexer Websites basiert immer stärker auf solchen Systemen.

Nutzen

Content Management erlaubt die schnelle Pflege von Webinhalten ohne Programmierkenntnisse. Schon viele Tools haben dies versprochen, sind jedoch meist im Ansatz stecken geblieben. Bei Content Management wird nicht auf die Programmierung verzichtet, sondern jeder Mitarbeiter an einer Website kann sich wieder auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Der Programmierer muß keine Inhalte mehr pflegen, sondern kümmert sich um den technischen Part und der Redakteur braucht keine HTML-Seiten zu erstellen, um Inhalte zu veröffentlichen.

Beim klassischem Webpublishing fallen alleine 90% der Kosten für die Wartung und Pflege der Website an, nur 10% auf die Entwicklung und Realisation. Durch verschiedene Automatisierungselemente innerhalb eines Content Management Systems läßt sich der Aufwand für die Wartung und Pflege deutlich verringern. Die größten Probleme wie Link-Management, Einhaltung des Corporate Identity, sicheres Arbeiten im Team oder Einhaltung von Sicherheitskonzepten werden direkt von einer entsprechenden Software unterstützt.

Kennzeichen von Content Management Systemen

Als anderer Begriff für Content Management System ist auch Redaktionsssystem gebräuchlich. Als solches ist aber eher ein System einer Print-Redaktion mit wenigen Funktionen für das Webpublishing zu sehen.

Informationen sind der Rohstoff für interessante Websites. Bis zur Einführung von Content Management Systemen waren diese immer fest mit dem HTML-Code einer Internetseite verknüpft. Könnte man den Inhalt einer Seite von ihrer Verankerung im HTML-Code lösen, ergeben sich neue Möglichkeiten für das Webpublishing. Diesen Weg geht die Verwendung von Templates (dt. Vorlagen) in Content Management Systemen. Informationen sind nicht weiterhin in statischen (festen) Dateien gefangen, sondern können durch Ihre Trennung von der Struktur (HTML-Programmierung) medienneutral wiederverwendet werden.

Innerhalb von Content Management System werden nicht fertige HTML-Dokumente, sondern nur separat die einzelnen Bestandteile gespeichert. Bestandteile können Text, Bilder oder andere MIME-Typen sein. Der Aufbau einer Seite wird durch Templates gesteuert. Diese sind vordefinierte Grundgerüste für die Darstellung von Inhalten. Wird ein Dokument von einem Server abgerufen, werden die entsprechenden Bestandteile in ein Template geladen, dadurch angeordnet und dem Nutzer dargestellt. Für die Verwendung von Templates spricht vor allem die Möglichkeit, Informationen in gleichbleibendem Layout in großen Mengen darzustellen. Dabei ist es nicht jedesmal nötig ein neues Dokument zu erstellen, sondern der Inhalt wird aus einer Datenbank ausgelesen, mittels Template formatiert und ausgegeben.

Vorteile von Content Management Systemen

Ein klarer Vorteil gegenüber dem klassischen Webpublishing ist das integrierte Dokumenten/Komponenten-Management eines Content Management Systems. Verwendete Texte, Bilder und andere Bestandteile einer Website werden in einer Datenbank abgelegt und dort verwaltet. Dadurch können diese mehrfach verwendet und verschiedene Versionen der Inhalte gespeichert werden. Ein späteres Zurückkehren zu einer bestimmten Version der Website ist somit gewährleistet.

Eine große Website läßt sich nur mit genau definierten Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiters effektiv verwalten. Dafür sind Mechanismen notwendig, die den Workflow (Ablauf der Arbeitsschritte) der Website im Content Management System abbilden. Ein Rollenkozept regelt hierbei den aufgabenbezogenen Zugriff auf Teile des Systems. Das Rollenkonzept bildet die Arbeitsteilung eines Teams innerhalb des Systems ab. Damit kann die Rechteverteilung intuitiv in nachvollziehbaren Rollen geschehen. Für jede Rolle wird ein Berechtigungskonzept erstellt, das der entsprechenden Gruppe von Mitarbeitern übertragen wird. Meldet sich ein Mitarbeiter am Content Management System mit seiner Kennung und Paßwort an, bekommt er Zugriff auf das System nur in dem Umfang, wie ihm dafür Berechtigungen entsprechend seiner Rolle übertragen wurden. Ein Administrator bekommt so z.B. alle Rechte für den Zugriff auf Systemeinstellungen, der Chefredakteur Zugriff auf die Sitestruktur und der Sportredakteur nur auf die Sportseiten.

Content Management ermöglicht Workflow-Prozesse

Mit einem Freigabezyklus für Publikationen wird festgelegt welche Instanzen diese bis zur Veröffentlichung durchlaufen muß. Wie in einem normale Redaktionsprozeß wird ein vom Redakteur erstellter Artikel der Chefredaktion vorgelegt, diese akzeptiert den Artikel oder gibt ihn zur Nachbearbeitung und Wiedervorlage an den Redakteur zurück. Content Management Systeme setzen diesen Vorgang in eine Automation um, die sich nicht nur auf einzelne Publikationen sondern auch auf Komponenten wie Grafiken etc. bezieht. Die entsprechenden Nachrichten werden selbständig durch das Content Management System generiert (E-Mail oder systeminterne Nachrichten).

In einer teamorientierten Umgebung muß gewährleistet sein, daß durch die Vielzahl von Mitarbeitern an der Website keine Konflikte beim gemeinsamen Zugriff auf Komponenten oder Publikationen auftreten. Wählt ein Redakteur eine zu bearbeitenden Teilpublikation aus, muß diese für die Zeit der Bearbeitung für den Zugriff anderer gesperrt werden. Damit wird sichergestellt, daß keine zeitgleichen Zugriffe auf Dokumente stattfinden und diese damit zerstört werden.

Weitere wichtige Merkmale eines Content Management System sind dessen Importfähigkeiten, die Erweiterbarkeit mittels Skriptsprachen und Modulen, Personalisierung vom Webinhalten, XML-Fähigkeiten, Content Syndication (der Austausch von Inhalten zwischen Websites) und Reportingfunktionen.

Content Management Software

Auf dem Markt für Content Management System tummeln sich sehr viele Anbieter. Einige Produkte wurden direkt als Content Management System entwickelt, andere stammen aus dem Bereich Webpublishing oder Dokumentenverwaltung und bieten jetzt auch Funktionen für das Verwalten von Websites an. Beispielhaft sollen hier drei Produkte vorgestellt werden. Eine umfangreiche Liste finden Sie auf der Website http://www.contentmanager.de.

Vignette Storyserver

Am bekanntesten ist der Storyserver von Vignette. Schon länger verfügbar, besitzt er eine breite Schar von Anwendern. So setzen u.a. Spiegel-Online (www.spiegel.de) oder Ziff-Davis (www.zdnet.com) auf Ihren großen und sich ständig verändernden Websites auf den Storyserver. Er gilt als Highend-Lösung mit sehr hohem Preis (ab 20.000 Dollar), die sich nur bei entsprechenden Sites lohnt. Er bietet die Möglichkeit, personalisierte Seiten für die Benutzer zu verwalten und ist vollständig in Java umgesetzt. Als einziger in Umfeld kann er über den neuen Internetstandard ICE Daten auch mit anderen Websites austauschen und in eigene Inhalte einbauen. Eine breite Unterstützung von Datenbanksystemen, Authoringmöglichkeiten für personalisierte Webseiten und für den jeweilig zugreifenden Browser optimierte Seiten runden das Bild ab. Mittels der Skriptsprache Tcl lassen sich Templates und weitere Funktionen realisieren. Bevor eine Website jedoch vollständig mit Storyserver realisiert ist, ist viel Programmieraufwand nötig um Templates etc. zu generieren.

Gauss’VIP 3.0

Mit ihrem Content Management System Gauss’VIP 3.0 stellt die Gauss AG aus Hamburg ein Programm zur Verfügung, das ohne weitere Lizenzgebühren für weitere Datenbankmanagementsysteme auskommt. Gauss’VIP verwaltet die Daten komplett selbst. Auf Wunsch kann aber ein externes Datenbanksystem eingebunden werden. In einem Navigationsfenster, das dem Windows-Explorer ähnelt, sieht man die gesamte Struktur der Site. Dem Anwender fällt dadurch die Navigation in der Site sehr leicht.

Mittels der One-Button-Editing genannten Funktion werden alle Bearbeitungsvorgänge an der Site gestartet. Ein Redakteur wählt die zu bearbeitende Seite, diese wird von der Site "ausgeliehen" und in einem Webeditor seiner Wahl geöffnet. Dabei wird die Datei für die Zeit der Bearbeitung für andere gesperrt. Mittels eines weiteren Klicks wird die Seite auf der Website aktuell eingefügt. Das Content Management System der Gauss AG eignet sich für Sites, die keine personalisierten Inhalte anbieten wollen. Es erfüllt die Voraussetzungen für Internetpräsentationen von Firmen, Produkten etc., die ohne Programmieraufwand auf dem aktuellen Stand gehalten werden sollen.

Network Productivity System

NPS steht für Network Productivity System und ist eine Produkt der Firma Infopark Online Service aus Berlin. Entgegen dem Trend speziell programmierte Client für verschiedene Systeme anzubieten, erfolgt die Bedienung und Verwaltung hier über den Webbrowser. Dabei werden keine Javascripts, Plugins oder Java-Programme verwendet. Die gesamte Administration bzw. Redaktion läßt sich über ein bestehendes TCP/IP-Netzwerk vornehmen. Der Zugriff von außerhalb ist dadurch ohne Umstände möglich. Die Nutzung eines Webbrowser-Interface umgeht zusätzliche Softwareanschaffungen und bringt somit keine Kosten für zusätzliche Arbeitsplatzsoftware. Die Nutzeroberfläche, der Browser, ist zudem den Nutzern schon bekannt. Schmerzhaft ist der Preis: Für die Anwendung mit 5 Clients zahlt man 38.845 DM und für 25 Clients 83.955 DM.

Auf den Einzelfall kommt es an

Für jeden Anwendungsfall gibt es Lösungen, die hinsichtlich Preis und Funktionalität variieren. Hier gilt es die richtige zu finden, wobei man auf die strategische Planung, die Wachstumschancen der Site, die Einbindung von Arbeitsprozessen und die Sicherung von Standards achten sollte. So spielt der XML-Standard bei Content Management Systemen eine immer größere Rolle, da er den Datenaustausch begünstigt.

Über den Autor

Oliver Zschau (E-Mail: oliver@zschau.de) ist Betreiber der Website http://www.contentmanager.de. Dort gibt es umfangreiche Informationen zu Content Management: Konzepte, Software, Herstellerbefragungen etc.


Dieser Artikel stammt aus dem E-Commerce-Info-Dienst der WEBAGENCY (http://www.webagency.de). Die WEBAGENCY E-Commerce AG konzipiert und realisiert E-Commerce- und E-Business-Lösungen für die Industrie, den Handel, die Dienstleistungsbranche und die öffentliche Hand.
 

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