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Website-Management mit Content Management Systemen
Die Informationsflut auf großen Internetsites ist immer schwieriger zu
handhaben. Der Arbeitsaufwand und die Kosten für Erstellung und Pflege von Inhalten durch
Programmierer und Redakteure werden zu einem immer größeren Problem. Dieser Artikel
diskutiert Lösungsansätze mittels Content Management.
 Eine kurze Einführung in Content Management
Nachdem allgemein erkannt wurde, daß das klassische Webpublishing bei großen Sites
an seine Grenzen stößt, war die dynamische Erstellung von Internetseiten, z.B.
mittels Datenbankanbindung, ein erster strategischer Ansatz Inhalte und Programmierung von
HTML-Seiten innerhalb des Arbeitsprozesses zu entkoppeln.
 Grundprinzip
Content Management Tools beruhen auf diesem Prinzip der Trennung von Inhalt und
Programmierung. Die erweiterten Fähigkeiten ermöglichen jedoch von der
Unterstützung des Workflow bis zur Personalisierung von Webinhalten für
bestimmte Nutzer die Gestaltung komplexer Sites. Der Markt bietet mittlerweile
kleine bis große Lösungen für verschiedene Anwendungsbereiche.
Die Pflege und Erstellung komplexer Websites basiert immer stärker auf
solchen Systemen.
Nutzen
Content Management erlaubt die schnelle Pflege von Webinhalten ohne
Programmierkenntnisse. Schon viele Tools haben dies versprochen, sind
jedoch meist im Ansatz stecken geblieben. Bei Content Management wird
nicht auf die Programmierung verzichtet, sondern jeder Mitarbeiter an
einer Website kann sich wieder auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Der
Programmierer muß keine Inhalte mehr pflegen, sondern kümmert
sich um den technischen Part und der Redakteur braucht keine HTML-Seiten
zu erstellen, um Inhalte zu veröffentlichen.
Beim klassischem Webpublishing fallen alleine 90% der Kosten für
die Wartung und Pflege der Website an, nur 10% auf die Entwicklung und
Realisation. Durch verschiedene Automatisierungselemente innerhalb eines
Content Management Systems läßt sich der Aufwand für die
Wartung und Pflege deutlich verringern. Die größten Probleme
wie Link-Management, Einhaltung des Corporate Identity, sicheres Arbeiten
im Team oder Einhaltung von Sicherheitskonzepten werden direkt von einer
entsprechenden Software unterstützt.
Kennzeichen von Content Management Systemen
Als anderer Begriff für Content Management System ist auch
Redaktionsssystem gebräuchlich. Als solches ist aber eher ein
System einer Print-Redaktion mit wenigen Funktionen für das
Webpublishing zu sehen.
Informationen sind der Rohstoff für interessante Websites. Bis
zur Einführung von Content Management Systemen waren diese immer
fest mit dem HTML-Code einer Internetseite verknüpft. Könnte
man den Inhalt einer Seite von ihrer Verankerung im HTML-Code lösen,
ergeben sich neue Möglichkeiten für das Webpublishing. Diesen
Weg geht die Verwendung von Templates (dt. Vorlagen) in Content Management
Systemen. Informationen sind nicht weiterhin in statischen (festen)
Dateien gefangen, sondern können durch Ihre Trennung von der Struktur
(HTML-Programmierung) medienneutral wiederverwendet werden.
Innerhalb von Content Management System werden nicht fertige HTML-Dokumente,
sondern nur separat die einzelnen Bestandteile gespeichert. Bestandteile
können Text, Bilder oder andere MIME-Typen sein. Der Aufbau einer Seite
wird durch Templates gesteuert. Diese sind vordefinierte Grundgerüste
für die Darstellung von Inhalten. Wird ein Dokument von einem Server
abgerufen, werden die entsprechenden Bestandteile in ein Template geladen,
dadurch angeordnet und dem Nutzer dargestellt. Für die Verwendung von
Templates spricht vor allem die Möglichkeit, Informationen in
gleichbleibendem Layout in großen Mengen darzustellen. Dabei ist es
nicht jedesmal nötig ein neues Dokument zu erstellen, sondern der Inhalt
wird aus einer Datenbank ausgelesen, mittels Template formatiert und
ausgegeben.
Vorteile von Content Management Systemen
Ein klarer Vorteil gegenüber dem klassischen Webpublishing ist das
integrierte Dokumenten/Komponenten-Management eines Content Management
Systems. Verwendete Texte, Bilder und andere Bestandteile einer Website
werden in einer Datenbank abgelegt und dort verwaltet. Dadurch können
diese mehrfach verwendet und verschiedene Versionen der Inhalte gespeichert
werden. Ein späteres Zurückkehren zu einer bestimmten Version
der Website ist somit gewährleistet.
Eine große Website läßt sich nur mit genau definierten
Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiters effektiv verwalten. Dafür
sind Mechanismen notwendig, die den Workflow (Ablauf der Arbeitsschritte)
der Website im Content Management System abbilden. Ein Rollenkozept regelt
hierbei den aufgabenbezogenen Zugriff auf Teile des Systems. Das Rollenkonzept
bildet die Arbeitsteilung eines Teams innerhalb des Systems ab. Damit kann
die Rechteverteilung intuitiv in nachvollziehbaren Rollen geschehen.
Für jede Rolle wird ein Berechtigungskonzept erstellt, das der
entsprechenden Gruppe von Mitarbeitern übertragen wird. Meldet sich ein
Mitarbeiter am Content Management System mit seiner Kennung und Paßwort
an, bekommt er Zugriff auf das System nur in dem Umfang, wie ihm dafür
Berechtigungen entsprechend seiner Rolle übertragen wurden. Ein
Administrator bekommt so z.B. alle Rechte für den Zugriff auf
Systemeinstellungen, der Chefredakteur Zugriff auf die Sitestruktur und
der Sportredakteur nur auf die Sportseiten.
Content Management ermöglicht Workflow-Prozesse
Mit einem Freigabezyklus für Publikationen wird festgelegt welche
Instanzen diese bis zur Veröffentlichung durchlaufen muß. Wie in einem
normale Redaktionsprozeß wird ein vom Redakteur erstellter Artikel
der Chefredaktion vorgelegt, diese akzeptiert den Artikel oder gibt ihn
zur Nachbearbeitung und Wiedervorlage an den Redakteur zurück. Content
Management Systeme setzen diesen Vorgang in eine Automation um, die sich
nicht nur auf einzelne Publikationen sondern auch auf Komponenten wie
Grafiken etc. bezieht. Die entsprechenden Nachrichten werden selbständig
durch das Content Management System generiert (E-Mail oder systeminterne
Nachrichten).
In einer teamorientierten Umgebung muß gewährleistet sein,
daß durch die Vielzahl von Mitarbeitern an der Website keine Konflikte
beim gemeinsamen Zugriff auf Komponenten oder Publikationen auftreten.
Wählt ein Redakteur eine zu bearbeitenden Teilpublikation aus,
muß diese für die Zeit der Bearbeitung für den Zugriff
anderer gesperrt werden. Damit wird sichergestellt, daß keine zeitgleichen
Zugriffe auf Dokumente stattfinden und diese damit zerstört werden.
Weitere wichtige Merkmale eines Content Management System sind dessen
Importfähigkeiten, die Erweiterbarkeit mittels Skriptsprachen und
Modulen, Personalisierung vom Webinhalten, XML-Fähigkeiten, Content
Syndication (der Austausch von Inhalten zwischen Websites) und
Reportingfunktionen.
Content Management Software
Auf dem Markt für Content Management System tummeln sich sehr
viele Anbieter. Einige Produkte wurden direkt als Content Management
System entwickelt, andere stammen aus dem Bereich Webpublishing oder
Dokumentenverwaltung und bieten jetzt auch Funktionen für das
Verwalten von Websites an. Beispielhaft sollen hier drei Produkte
vorgestellt werden. Eine umfangreiche Liste finden Sie auf der
Website http://www.contentmanager.de.
Vignette Storyserver
Am bekanntesten ist der Storyserver von Vignette. Schon länger
verfügbar, besitzt er eine breite Schar von Anwendern. So setzen u.a.
Spiegel-Online (www.spiegel.de) oder Ziff-Davis (www.zdnet.com) auf Ihren
großen und sich ständig verändernden Websites auf den
Storyserver. Er gilt als Highend-Lösung mit sehr hohem Preis (ab 20.000 Dollar),
die sich nur bei entsprechenden Sites lohnt. Er bietet die Möglichkeit,
personalisierte Seiten für die Benutzer zu verwalten und ist vollständig
in Java umgesetzt. Als einziger in Umfeld kann er über den neuen
Internetstandard ICE Daten auch mit anderen Websites austauschen und in eigene
Inhalte einbauen. Eine breite Unterstützung von Datenbanksystemen,
Authoringmöglichkeiten für personalisierte Webseiten und für den
jeweilig zugreifenden Browser optimierte Seiten runden das Bild ab. Mittels der
Skriptsprache Tcl lassen sich Templates und weitere Funktionen realisieren. Bevor
eine Website jedoch vollständig mit Storyserver realisiert ist, ist viel
Programmieraufwand nötig um Templates etc. zu generieren.
Gauss'VIP 3.0
Mit ihrem Content Management System Gauss'VIP 3.0 stellt die Gauss AG
aus Hamburg ein Programm zur Verfügung, das ohne weitere
Lizenzgebühren für weitere Datenbankmanagementsysteme auskommt. Gauss'VIP
verwaltet die Daten komplett selbst. Auf Wunsch kann aber ein externes Datenbanksystem
eingebunden werden. In einem Navigationsfenster, das dem Windows-Explorer
ähnelt, sieht man die gesamte Struktur der Site. Dem Anwender fällt
dadurch die Navigation in der Site sehr leicht.
Mittels der One-Button-Editing genannten Funktion werden alle
Bearbeitungsvorgänge an der Site gestartet. Ein Redakteur wählt die
zu bearbeitende Seite, diese wird von der Site "ausgeliehen" und in
einem Webeditor seiner Wahl geöffnet. Dabei wird die Datei für die Zeit
der Bearbeitung für andere gesperrt. Mittels eines weiteren Klicks wird
die Seite auf der Website aktuell eingefügt. Das Content Management
System der Gauss AG eignet sich für Sites, die keine personalisierten
Inhalte anbieten wollen. Es erfüllt die Voraussetzungen für
Internetpräsentationen von Firmen, Produkten etc., die ohne
Programmieraufwand auf dem aktuellen Stand gehalten werden sollen.
Network Productivity System
NPS steht für Network Productivity System und ist eine Produkt der
Firma Infopark Online Service aus Berlin. Entgegen dem Trend speziell
programmierte Client für verschiedene Systeme anzubieten, erfolgt die
Bedienung und Verwaltung hier über den Webbrowser. Dabei werden
keine Javascripts, Plugins oder Java-Programme verwendet. Die gesamte
Administration bzw. Redaktion läßt sich über ein bestehendes
TCP/IP-Netzwerk vornehmen. Der Zugriff von außerhalb ist dadurch ohne
Umstände möglich. Die Nutzung eines Webbrowser-Interface umgeht
zusätzliche Softwareanschaffungen und bringt somit keine Kosten für
zusätzliche Arbeitsplatzsoftware. Die Nutzeroberfläche, der Browser,
ist zudem den Nutzern schon bekannt. Schmerzhaft ist der Preis: Für die
Anwendung mit 5 Clients zahlt man 38.845 DM und für 25 Clients 83.955 DM.
Auf den Einzelfall kommt es an
Für jeden Anwendungsfall gibt es Lösungen, die hinsichtlich
Preis und Funktionalität variieren. Hier gilt es die richtige zu finden,
wobei man auf die strategische Planung, die Wachstumschancen der Site, die
Einbindung von Arbeitsprozessen und die Sicherung von Standards achten sollte.
So spielt der XML-Standard bei Content Management Systemen eine immer
größere Rolle, da er den Datenaustausch begünstigt.
Über den Autor:
Oliver Zschau (E-Mail: oliver@zschau.de) ist Betreiber der Website
http://www.contentmanager.de. Dort
gibt es umfangreiche Informationen zu Content Management: Konzepte, Software, Herstellerbefragungen etc.
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