Wie manage ich E-Business-Projekte?

Die Komplexität und der Aufwand von E-Business-Projekten wird häufig unterschätzt. Der folgende Artikel gibt Ihnen wertvolle Tipps und hilfreiche Tools an die Hand, denn der Erfolg von E-Business-Projektmanagement hängt wesentlich vom methodisch richtigen Einsatz unterstützender Tools ab.

Das magische Dreieck
Projektteam
Projektstruktur
Projektplan

Das magische Dreieck

Ein Grund - oder besser drei Gründe - für Reibung in einem E-Business-Projekt sind in der Abbildung unten dargestellt.



Als Projektmanager sind Sie verantwortlich für die Qualität Ihrer Leistungen, für die Einhaltung der Termine und Sie überwachen permanent die Kostenentwicklung. Legen Sie zuviel Gewicht auf eines der drei Elemente oder vernachlässigen Sie eines kommt es zu Spannungen im Projekt.

Tipp: Sorgen Sie dafür, dass die drei Elemente in der Balance bleiben!

• Erstellen Sie einen detaillierten Budgeplan und kontrollieren Sie Ihr Budget mit dem Projektfortschritt!
• Stellen Sie sicher, dass die benötigte Qualität abgeliefert wird - nicht mehr und nicht weniger!
• Erstellen Sie einen Projektplan der alle wichtigen Termine und Milestones enthält!

Projektteam

Ihr Projektteam ist der Garant für ein erfolgreiches Projekt. Bedenken Sie aber, dass zu Beginn des Projektes meist nicht alle benötigten Fähigkeiten bei den Mitgliedern vorhanden sind. Gute Team-Player eignen sich die noch fehlenden Fähigkeiten aber während des Teamprozesses an! Idealerweise sind 3-5 Mitglieder in Ihrem Team.

Tipps:

• Belohnen Sie Ihr Team nach guten Leistungen!
• Schaffen Sie eine Teamkultur in der eine faire Auseinandersetzung möglich ist!
• Schirmen Sie Ihr Team nach außen ab und halten Sie Ihrem Team den Rücken frei!
• Delegieren Sie Ziele nicht Aufgaben an Ihr Team!

Projektstruktur

Angenommen Sie haben Ihr E-Business-Projekt begonnen und Ihre Projektziele definiert. Nun geht es an die Umsetzung der Einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben. Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe die Aufgaben zu strukturieren und Verantwortliche aus Ihrem Projektteam zu benennen. Hierbei hilft Ihnen ein Projektstrukturplan. In einem E-Business-Projekt könnte eine solcher Plan die folgenden Aufgabenpakete enthalten:



Im Beispielplan oben ist das E-Business-Projekt zunächst horizontal in vier Teilaufgaben - Technik, Screendesign, Inhalte und Marketing - zerlegt. Die einzelnen Teilaufgaben sind in weitere Aufgaben vertikal unterteilt, die von einem Verantwortlichen oder einem Team übernommen werden können. Die rot eingezeichneten Rauten hinter einzelnen Aufgaben bezeichnen Projekt-Milestones. Milestones fügen Sie immer dann ein, wenn ein wichtiger Projektfortschritt erreicht ist.

Tipp:

• Definieren Sie die vertikalen Aufgaben so, dass Verantwortliche für diese Aufgabe zugeordnet werden können.
• Denken Sie bei der Erstellung noch nicht an die zeitliche Abfolge der einzelnen Teilaufgaben. Versuchen Sie lediglich alle Teilaufgaben in die Projektstruktur einfließen zu lassen.
• Halten Sie alle wichtigen Vereinbarungen und Abmachungen unbedingt schriftlich fest und lassen Sie allen Teammitgliedern ein Exemplar zukommen.

Letztgenannter Tipp ist besonders wichtig und sollte auch bei den zu erledigenden Aufgaben beherzigt werden. Dies geschieht am besten in einer schriftlich fixierten To-Do-Liste.

Zu erledigen bis: To Do Delegiert an Erledigt? 10.12.01 Organisation Kick-off selbst ja 15.12.01 Briefing Screendesign Moni ja 15.12.01 Einkauf Hardware Tom ja 16.12.01 Installation Hardware Tom nein 17.12.01 Evaluation Software Bernd nein 10.01.02 Test Software Bernd nein

Projektplan

Wenn Sie alle Teilaufgaben erfasst und Verantwortliche benannt haben, lassen Sie alle Teilaufgaben in einen Projektplan einfließen. Der Projektplan enthält alle Teilaufgaben in der zeitlichen Reihenfolge.



Im Projektplan sind die einzelnen Teilaufgaben aus dem Projektstrukturplan abgetragen. Zur Vereinfachung sind hier lediglich die Horizontalen Teilaufgaben in den Projektplan übernommen. In der Praxis empfiehlt sich aber alle Aufgabenpakete in den Projektplan zu übernehmen.
Auf Basis der Dauer der einzelnen Vorgänge und dem frühest möglichen Anfangszeitpunkt erhalten Sie so den frühest möglichen Endtermin, nämlich den 30.03.02 für Ihr Projekt (Vorwärtsrechnung).

Tipp:

• Führen Sie zusätzlich eine Rückwärtsrechnung durch! Hierbei ermitteln Sie den spätesten Anfangstermin für die einzelnen Aufgaben.

Vorgänge, bei denen frühester und spätester Anfangszeitpunkt identisch sind, sind kritische Vorgänge die nicht verschoben werden können ohne den Endtermin zu gefährden. Hieraus ergibt sich ein kritischer Pfad - eine ununterbrochene Kette kritischer Vorgänge, vom Projektstart bis zum Projektende. Diese Vorgänge sind in der Grafik oben grau eingefärbt. Bei den weiß eingefärbten Balken ergeben sich Puffer. Diese Vorgänge können also notfalls auch später gestartet werden ohne den Endtermin zu gefährden.

Lesen Sie zum Thema E-Business-Projektmanagement auch in unserem Projektleitfaden.

Haben Sie weitere Fragen zum E-Business Projektmanagement? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter.